Guía del módulo de Nómina: de la habilitación al envío a la DIAN

Esta guía reúne, en el orden en que se usan, los artículos del módulo de Nómina: desde la habilitación ante la DIAN hasta el cierre de cada mes. Si estás empezando, síguela de arriba abajo. Si ya operas, ve directo a la etapa que necesitas. Los artículos marcados (con video) incluyen un video corto con el paso a paso.

1. Primeros pasos y habilitación

La nómina electrónica se habilita una sola vez ante la DIAN.

• Entender qué es la nómina electrónica y por qué se transmite a la DIAN: ¿Qué es la nómina electrónica?
• Habilitar a Dataico ante la DIAN para transmitir tu nómina: Cómo habilitar la Nómina Electrónica en Dataico
• Resolver lo que impide terminar la habilitación: ¿Por qué no puedo habilitar la Nómina Electrónica?

2. Configuración del módulo

Define cómo se liquida tu nómina antes de crear empleados: periodicidad, estructura interna, conceptos propios y fecha de pago de la prima.

• Ver todas las opciones de configuración del módulo en un solo lugar: Configuración del módulo de Nómina (con video)
• Definir o cambiar la periodicidad de pago: Cambiar la periodicidad de pago de nómina (con video)
• Crear áreas y sedes para organizar y filtrar empleados: Cómo crear áreas y sedes en el módulo de Nómina (con video)
• Crear conceptos de pago o de deducción que no están en los códigos estándar: Cómo crear conceptos de nómina personalizados (con video)
• Definir el día en que pagas la prima en cada semestre: Configuración de gestión de prima de servicios (con video)
• Ajustar el consecutivo si vienes de otro software: Cuándo y cómo ajustar el consecutivo de la nómina electrónica (con video)

3. Empleados y contratos

Cada empleado se crea con su contrato inicial. Desde su ficha registras después los cambios con fecha, sin alterar las nóminas ya liquidadas.

• Crear un empleado: Cómo crear un empleado en Nómina (con video)
• Cargar muchos empleados a la vez con la plantilla de Excel: Cómo cargar el archivo de importación de empleados en Dataico (con video)
• Buscar y filtrar empleados y abrir su ficha: Cómo consultar los empleados creados en Nómina (con video)
• Elegir entre registrar un cambio con fecha o corregir la vinculación inicial: Cómo editar un empleado en el módulo de Nómina (con video)
• Usar el panel Añadir novedad para cambiar datos y registrar novedades: ¿Cómo usar el panel de novedades del empleado (Añadir novedad)? (con video)
• Crear o configurar un empleado sin auxilio de transporte: Cómo crear o configurar un empleado sin auxilio de transporte (con video)
• Calcular el salario de un trabajador de tiempo parcial: Cálculos de salario para un trabajador de tiempo parcial
• Entender cómo maneja Dataico el salario integral: Salario integral en nómina
• Conocer las fases y el apoyo de sostenimiento del contrato de aprendizaje: Contrato de aprendizaje

4. Liquidación del periodo y novedades

Cada periodo se liquida en la nómina administrativa, con las novedades del mes. Esa liquidación es la base de la nómina electrónica, de la PILA y de las colillas.

• Seguir el flujo completo, de la liquidación al documento de nómina electrónica: Cómo generar la nómina administrativa y la nómina electrónica (con video)
• Agregar novedades a los empleados durante la liquidación: Agregar novedades a la liquidación de nómina (con video)
• Registrar horas extras o recargos: Agregar horas extras o recargos en la nómina (con video)
• Registrar vacaciones disfrutadas o compensadas en la liquidación: Registrar vacaciones disfrutadas o compensadas en nómina (con video)
• Registrar vacaciones desde el perfil del empleado: Cómo registrar vacaciones desde el perfil de un trabajador (con video)
• Revisar el detalle de los cálculos por empleado y por concepto: Ver los cálculos de nómina administrativa (con video)
• Resolver lo que impide avanzar desde "Revisar y aprobar": No puedo avanzar desde "Revisar y aprobar" al liquidar la nómina
• Volver a liquidar un periodo ya aprobado: ¿Cómo reabrir un periodo de nómina ya liquidado? (con video)
• Liquidar un periodo distinto al mes en curso: Crear una nómina fuera del periodo actual (con video)
• Eliminar un periodo de nómina administrativa: Eliminar un periodo de nómina administrativa (con video)
• Entender qué son los ajustes de nómina y cuándo se generan: Qué son los ajustes de nómina

Las incapacidades, las licencias y las deducciones se registran desde el panel Añadir novedad de la ficha del empleado, que se explica en la sección anterior.

5. Nómina electrónica

Con el periodo liquidado, envías los documentos soporte a la DIAN. Si después cambias un periodo, sincronizas o corriges con una nota.

• Enviar los documentos a la DIAN, en bloque o por empleado: Cómo enviar la Nómina Electrónica a la DIAN
• Confirmar con el CUNE que la DIAN recibió el documento: Cómo validar una Nómina Electrónica en la DIAN
• Sincronizar después de modificar un periodo: Cómo sincronizar la Nómina Electrónica cuando se hacen cambios en los períodos
• Corregir un documento ya aceptado con una nota de reemplazo: Cómo realizar una nota de reemplazo en Nómina Electrónica
• Anular el documento de un empleado incluido por error en un periodo: Nota de eliminación en Nómina Electrónica
• Ajustar a mano los valores de un documento antes de enviarlo, solo en casos de fuerza mayor: Creación manual de Nómina Electrónica
• Cambiar el medio de pago de un trabajador en una nómina ya generada: Editar el medio de pago en una nómina electrónica
• Descargar el XML enviado o el de respuesta de la DIAN: Cómo descargar el XML de una Nómina Electrónica
• Revisar las causas por las que la nómina no se deja generar o enviar: ¿Por qué no puedo enviar la Nómina Electrónica a la DIAN?

6. Prestaciones sociales

Dataico calcula la prima, las cesantías y las vacaciones con la información de las colillas. Estos artículos explican cómo ajustarlas cuando el cálculo necesita corrección.

• Ajustar a mano la base y los días de la prima: Cómo ajustar la prima de junio/diciembre manualmente desde el perfil del empleado
• Revisar y ajustar la base y los días de las cesantías: Cómo ajustar el auxilio de cesantías desde el perfil de un empleado (con video)
• Reportar en la nómina electrónica las cesantías consolidadas al 31 de diciembre: Cesantías consolidadas en nómina electrónica: cuándo y cómo reportarlas
• Pasar la prima, las vacaciones y las cesantías a valor manual, y corregir el IBC: Ajustar valores de prima, vacaciones y cesantías (y qué hacer con el IBC)

7. Terminación de contratos

Una terminación se registra como novedad y se liquida con el periodo. Después se completa la inactivación del empleado.

• Registrar la terminación, desde la novedad hasta la liquidación del contrato: Cómo registrar una terminación de contrato en Nómina (con video)
• Completar la inactivación del empleado: Inactivar un empleado después de la terminación de contrato
• Modificar los devengados y deducciones de la colilla de terminación: Cómo editar la colilla de terminación de contrato desde el perfil de un trabajador
• Quitar de la nómina a empleados inactivos que siguen apareciendo: ¿Por qué aparecen empleados inactivos en mi nómina y cómo quitarlos?

8. Cierre del mes: PILA, colillas y contabilidad

Un mes queda al día cuando cumples sus tres obligaciones: liquidación, PILA y nómina electrónica. En esta etapa también entregas las colillas y llevas la nómina a la contabilidad.

• Leer el Historial de periodos y el medidor de las tres obligaciones: ¿Cómo leer el Historial de periodos y las tres obligaciones del mes?
• Generar las planillas PILA para el operador de información: ¿Cómo generar el archivo PILA en Dataico? (con video)
• Generar el Formato de pagos que pide la UGPP en una fiscalización: ¿Cómo generar el Formato de pagos UGPP? (con video)
• Descargar la colilla o el PDF de nómina: Cómo descargar la colilla o el PDF de nómina (con video)
• Enviar las colillas por correo a cada trabajador: Cómo enviar colillas de nómina a los trabajadores (con video)
• Descargar el Excel con el detalle de la nómina electrónica: Descargar el Excel de nómina
• Revisar las reglas contables que llevan la nómina a la contabilidad: ¿Cómo configurar las reglas contables de nómina? (con video)
• Resolver por qué los comprobantes de nómina quedan pendientes por contabilizar: ¿Por qué no puedo contabilizar los comprobantes de nómina?

Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.