Cambiar la periodicidad de pago de nómina

Cuando los pagos de nómina no reflejan la periodicidad correcta, el ajuste va en dos lugares: la configuración general y la ficha de cada empleado. Si el cambio es solo para un mes, se hace desde la pantalla de ese mes. Dataico maneja periodicidad semanal, decenal, catorcenal, quincenal y mensual.

Antes de empezar: activar solo las periodicidades que se pagan

Cada periodicidad activa agrega sus propios períodos a liquidar en cada mes. Por ejemplo, con quincenal y mensual activas, el mes espera tres períodos: la quincena 1, la quincena 2 y el mes completo.

Si se activa una periodicidad que ningún empleado usa, sus períodos quedan como pendientes: en Nómina > Historial de períodos, la fila Liquidación de periodos de la tarjeta del mes sigue mostrando períodos sin liquidar y el mes no aparece al día. Por eso conviene marcar únicamente las periodicidades con las que la empresa paga hoy. Si la empresa paga a todos cada quince días, basta con Quincenal.

Paso 1: Configurar la periodicidad en el sistema

Ingresar al módulo de Nómina y acceder a Configuración.
Hacer clic en la opción Periodicidad.
Seleccionar las periodicidades que maneja la empresa, y solo esas. Se pueden activar varias al mismo tiempo cuando hay grupos de empleados que cobran distinto, por ejemplo mensual para unos y quincenal para otros.
Hacer clic en Guardar.

El cambio aplica desde el mes en curso, y los meses siguientes parten de esa configuración.

Paso 2: Asignar la periodicidad a cada empleado

Ingresar a la pestaña Empleados dentro del módulo de Nómina.
Hacer clic sobre el nombre del empleado para abrir su ficha.
En el panel Añadir Novedad, seleccionar la categoría Laboral y Salario y elegir el dato Periodicidad de pago. El paso a paso del panel, con sus pantallas, está en ¿Cómo usar el panel de novedades del empleado?.
Indicar la fecha desde la que aplica el cambio y seleccionar la periodicidad correspondiente.
Guardar para confirmar.

Los períodos ya liquidados no se alteran: el cambio aplica desde la fecha indicada.

Cambiar la periodicidad de un mes puntual

Cada mes guarda sus propias periodicidades. Para corregir las de un mes específico, sin tocar la configuración general:

Ir a Nómina > Historial de períodos y ubicar la tarjeta del mes.
En la fila Nómina electrónica de la tarjeta, hacer clic en su acción (por ejemplo Generar o Ver reporte, según el estado del mes). Se abre el resumen del mes.
En el menú de la izquierda, hacer clic en Periodicidades. Se abre Periodicidad Mensual, con las periodicidades de ese mes.
Marcar o desmarcar las periodicidades y hacer clic en Guardar.

La pantalla de nómina electrónica no tiene un campo de periodicidad por documento: cada documento de nómina electrónica reúne todo lo pagado al empleado en el mes, sin importar si se liquidó por quincenas, semanas o el mes completo. Lo que se cambia desde ahí es qué períodos espera liquidar ese mes.

Si el sistema no deja guardar el cambio

Si el mes ya tiene períodos iniciados pero todavía no termina de liquidarse, el sistema no permite cambiar su periodicidad y muestra:

"La periodicidad en el periodo [mes] [año] no puede ser modificada ya que hay liquidaciones pendientes en este periodo"

Esto aplica tanto en Configuración > Periodicidad, que modifica el mes en curso, como en Periodicidades del resumen del mes. Para hacer el cambio, terminar primero la liquidación de ese mes.

Paso 3: Verificar antes de liquidar

Revisar el mes en curso y confirmar que los períodos generados corresponden a la periodicidad configurada.

Si los períodos siguen sin corresponder, revisar que el empleado tenga la novedad de Periodicidad de pago con la fecha correcta y que esa periodicidad esté activada en Configuración. Si el mes muestra períodos pendientes de una periodicidad que nadie usa, desactivarla en Periodicidades del resumen de ese mes.

El paso a paso completo

Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.