Configuración del módulo de Nómina

Las secciones de configuración del Módulo de Nómina están en Nómina > Configuración. Cada una define un aspecto distinto de cómo se liquida y se reporta la nómina.

Nómina Electrónica

Contiene dos opciones.

Numeraciones: permite consultar y ajustar los consecutivos de los documentos soporte de nómina electrónica. Los prefijos son:

• N: consecutivo de nómina
• NR: nota de reemplazo
• NE: nota de eliminación

Método de transmisión: define cómo se reportan las provisiones a la DIAN. Se elige por primera vez en el último paso de la habilitación de la Nómina Electrónica, con Mensual preseleccionado; esta pantalla sirve para cambiarlo después.

• Mensual: las provisiones se reportan cada mes
• Consolidado: las primas se transmiten dos veces al año (junio y diciembre), las cesantías con sus intereses se consolidan en diciembre, y las vacaciones se transmiten cuando el empleado las disfruta o se le compensan

El método elegido cambia cómo se reflejan las prestaciones sociales en los documentos enviados a la DIAN, así que conviene revisar qué significa cada opción antes de seleccionarla.

Cómo cambiar el método de transmisión

1. Ingresar a Nómina > Configuración y hacer clic en Nómina Electrónica en el menú lateral.

   

2. La entrada despliega sus dos opciones. Elegir Método de Transmisión.

   

3. La pantalla explica las dos formas de transmitir las provisiones, según el Concepto Unificado 106 de 2022 de la DIAN. Conviene leerlas antes de elegir, porque cambian en qué documentos aparecen la prima, las cesantías y las vacaciones.

   

4. Elegir el método en el desplegable. El año aparece al lado y no se edita: la pantalla configura el año en curso.

   

5. Hacer clic en Guardar. El botón está deshabilitado hasta que el método elegido sea distinto del que estaba.

   

Conceptos

Permite crear conceptos de nómina personalizados, salariales o no salariales, que no están dentro de los códigos estándar de la DIAN. Estos conceptos quedan disponibles al liquidar la nómina de un empleado.

Gestión de prima

Define el día exacto del mes en que la empresa paga la prima de servicios en cada semestre (junio y diciembre). Esa fecha determina en qué período de nómina se refleja el pago.

Sedes

Permite crear y administrar las sedes de la empresa. Las sedes organizan a los empleados por ubicación, habilitan filtros al liquidar y permiten configurar reglas contables por ubicación.

Áreas

Permite clasificar áreas dentro de la empresa: administrativa, comercial, operativa, entre otras. Sirven para organizar la información de pagos y analizar costos laborales por grupo de trabajo.

ARL

Permite registrar o actualizar la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la que está afiliada la empresa. Esta configuración afecta el cálculo de los aportes a riesgos laborales en cada liquidación.

Periodicidad

Define la frecuencia de pago de los empleados. El sistema admite varias periodicidades simultáneas, por ejemplo quincenal y mensual, para empresas con distintos esquemas de pago.

Conviene activar solo las periodicidades con las que la empresa paga: cada una agrega sus propios períodos a liquidar en cada mes, y una que nadie usa deja el mes con períodos pendientes en Historial de períodos. El detalle está en Cambiar la periodicidad de pago de nómina.

El paso a paso completo

Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.