Guía del módulo de Contabilidad: de la activación al cierre

Esta guía reúne, en el orden en que se usan, los artículos del módulo de Contabilidad: desde que entras por primera vez hasta el cierre del año. Cada etapa se apoya en la anterior, así que seguirla en orden te evita rehacer configuraciones. Los artículos marcados (con video) incluyen un video corto con el paso a paso.

1. Primeros pasos

Antes de configurar, conviene conocer la pantalla de inicio del módulo y los dos conceptos sobre los que se construye todo lo demás: el comprobante y el asiento.

• Conocer las pestañas del módulo y qué configurar primero: ¿Cómo empezar a usar el módulo de Contabilidad? (con video)
• Entender el panel de inicio y sus tareas pendientes: ¿Qué muestra la pantalla de inicio de Contabilidad?
• Entender qué es un comprobante contable: ¿Qué es un comprobante contable?
• Entender qué es un asiento y cómo funciona la partida doble: ¿Qué son los asientos contables?

2. Plan de cuentas (PUC)

El PUC es la lista de cuentas que usan las reglas, los asientos y los reportes. Déjalo listo antes de crear reglas.

• Buscar y agregar cuentas del PUC estándar y crear subcuentas propias: ¿Cómo crear y buscar cuentas en el PUC? (con video)
• Copiar el plan de cuentas de otra empresa que ya lo tiene configurado: ¿Cómo copiar el plan de cuentas de una empresa a otra? (con video)
• Diligenciar la tarifa de retención de una cuenta, que después usan los certificados: ¿Cómo se configura la tarifa de retención de una cuenta del PUC y cómo afecta los certificados?

3. Reglas contables

Las reglas definen qué cuentas mueve cada documento. Sin reglas, los documentos no generan asiento y quedan como comprobantes pendientes. Empieza por crear la regla de un tipo de documento y después agrega solo los casos especiales que aplican a tu empresa.

• Crear una regla contable desde cero para un tipo de documento: ¿Cómo parametrizar reglas contables en Dataico? (con video)
• Usar una cuenta distinta para cada categoría de producto: ¿Cómo configurar reglas contables por categorías de producto? (con video)
• Asociar una regla a productos específicos: Cómo crear reglas por productos en el módulo de Contabilidad (con video)
• Registrar la cuenta contable en cada producto y usarla desde la regla: ¿Cómo registrar la cuenta contable de cada producto? (con video)
• Separar ingresos, costos y gastos según el porcentaje de impuesto: ¿Cómo configurar reglas contables con diferentes bases gravables? (con video)
• Contabilizar por separado la Administración, los Imprevistos y la Utilidad (AIU): ¿Cómo configurar reglas contables para documentos con ítems AIU? (con video)
• Revisar y ajustar las reglas predeterminadas de nómina: ¿Cómo configurar las reglas contables de nómina? (con video)
• Usar una cuenta distinta para cada concepto de nómina: ¿Cómo asignar cuentas contables por concepto de nómina en la regla NOM? (con video)
• Entender qué contabiliza la regla de colilla de pago: Regla contable: colilla de pago de nómina
• Entender qué contabiliza la regla de seguridad social del empleador: Regla contable: seguridad social del empleador
• Decidir qué regla se aplica cuando varias sirven para el mismo documento: ¿Qué es el nivel de importancia de una regla contable?
• Cambiar las cuentas, la naturaleza o los terceros de una regla existente: ¿Cómo editar una regla contable? (con video)
• Recuperar una regla eliminada con su estructura predeterminada: ¿Cómo restablecer una regla contable? (con video)

4. Contabilidad automática y comprobantes

Con el PUC y las reglas listos, enciende la contabilidad automática para que cada documento genere su comprobante. Lo que no viene de un documento lo registras con comprobantes manuales.

• Encender la contabilización automática de los documentos: ¿Cómo activar la contabilidad automática? (con video)
• Diferenciar los comprobantes automáticos de los manuales: ¿Qué tipos de comprobantes contables existen en Dataico?
• Crear prefijos o categorías de comprobante con su numeración: ¿Cómo crear nuevos prefijos o categorías de comprobantes contables? (con video)
• Registrar a mano un asiento que no viene de un documento: ¿Cómo crear un asiento manual? (con video)
• Cargar comprobantes contables en bloque desde un archivo: Paso a paso para importar comprobantes contables en Dataico (con video)
• Duplicar un comprobante para registrar una operación parecida: ¿Cómo copiar un comprobante contable? (con video)
• Contabilizar los documentos que quedaron sin asiento: ¿Cómo contabilizar comprobantes pendientes? (con video)
• Buscar, consultar y modificar un asiento: ¿Cómo consultar o editar un asiento contable? (con video)
• Descargar o imprimir el PDF de un asiento: ¿Cómo visualizar o imprimir un asiento contable? (con video)
• Invalidar o restaurar un asiento: ¿Cómo invalidar un asiento contable? (con video)

5. Centros de costo

Los centros de costo te permiten ver ingresos y gastos por área, proyecto o sede. Configúralos si vas a analizar la información con ese corte.

• Entender qué es un centro de costo y para qué sirve: ¿Qué es un Centro de Costo y para qué sirve en Dataico?
• Crear un centro de costo: ¿Cómo crear un Centro de Costo en Contabilidad? (con video)
• Activar el centro de costo en un tipo de comprobante: ¿Cómo habilitar un Centro de Costo en los comprobantes contables? (con video)
• Asignarlo de forma automática según la numeración del documento: ¿Cómo configurar Centros de Costo para asignación automática en comprobantes? (con video)
• Registrar un asiento manual con un centro de costo en cada línea: ¿Cómo registrar asientos contables usando Centros de Costo? (con video)
• Eliminar un centro de costo y saber qué pasa con sus asientos: ¿Cómo eliminar un Centro de Costo? (con video)

6. Reportes contables

Con los comprobantes contabilizados, los reportes muestran el estado de la empresa. Empieza por el resumen de reportes disponibles y ve a cada uno según lo que necesites.

• Ver qué reportes financieros hay y para qué sirve cada uno: ¿Qué reportes contables están disponibles en Dataico?
• Generar el balance de prueba con sus filtros: ¿Cómo generar el balance de prueba? (con video)
• Quitar del balance de prueba los terceros o cuentas sin movimiento: Cómo excluir terceros o cuentas sin movimientos en el balance de prueba (con video)
• Generar y descargar el libro diario: ¿Cómo generar el libro diario? (con video)
• Consultar los movimientos por cuenta, tercero o centro de costo: Libro Auxiliar (con video)
• Generar el estado de situación financiera y el estado de resultados: Reporte de Estados Financieros (con video)

7. Periodos contables y cierre

Los periodos organizan la contabilidad por mes. Se crean al configurar el módulo, se bloquean a medida que revisas cada mes y, al terminar el año, son la base del cierre.

• Habilitar los meses del año contable y crear un periodo nuevo: ¿Cómo crear o sincronizar periodos contables? (con video)
• Bloquear un mes ya revisado para proteger sus reportes: ¿Cómo gestionar el bloqueo de periodos contables? (con video)
• Bloquear los periodos y generar el asiento de cierre de fin de año: Generar el cierre contable de fin de año (con video)
• Cancelar las cuentas de ingresos, costos y gastos al cerrar el año: ¿Cómo realizar el cierre anual de resultados? (con video)

8. Certificados de retención y exógena

Son obligaciones que se preparan con la información de todo el año. Las dos dependen de que el PUC y los comprobantes estén bien registrados.

• Dejar lista la configuración previa en el PUC y en Certificados: ¿Cómo configurar los certificados de retención? (con video)
• Definir los rangos de cuentas y las fórmulas que usan los certificados: Cómo configurar cuentas contables para generar certificados de retención (con video)
• Generar certificados de retención, uno a uno o en bloque, y descargarlos en PDF: ¿Cómo crear certificados de retención? (con video)
• Configurar, generar y descargar el reporte de información exógena: ¿Cómo generar el reporte de información exógena en Dataico? (con video)
• Excluir los registros que no alcanzan el tope mínimo de cada formato: Topes mínimos de reporte en exógena
• Conocer los cambios de la DIAN para la exógena del año gravable 2025: Novedades de Información Exógena 2025

Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.