Cómo generar la nómina administrativa y la nómina electrónica

El módulo de Nómina está integrado con Contabilidad ✅. Las colillas, la seguridad social, las provisiones y los ajustes de nómina generan asientos contables con las reglas contables de nómina. No está conectado con Cartera ❌ (no genera cuentas por pagar automáticamente).

Configuración inicial (clientes nuevos)

Al ingresar por primera vez al módulo, el sistema presenta un proceso de onboarding con los pasos mínimos para comenzar:

1. Configurar la ARL: registrar la Administradora de Riesgos Laborales de la empresa.
2. Definir periodicidad de pago: seleccionar cada cuánto se paga la nómina (semanal, quincenal, mensual). Se puede seleccionar más de una, pero conviene marcar solo las que la empresa paga: cada periodicidad activa agrega sus propios períodos a liquidar en cada mes. Ver ¿Cómo cambiar periodicidad de pago en nómina?.
3. Crear el primer empleado: para poder generar el primer período de nómina.

Antes de continuar, verificar en la pestaña Empleados que la información de los empleados esté actualizada y que los empleados que ya no trabajan tengan registrada su fecha de terminación de contrato.

Liquidar la nómina administrativa

La nómina administrativa es el cálculo interno del pago de cada empleado en un período.

1. Desde la pestaña Liquidación, elegir el período en el desplegable Selecciona el periodo de este mes. El botón Liquidar nómina permanece deshabilitado hasta que hay un período elegido.

  

2.  Si el período que se necesita no es el del mes en curso, la tarjeta de al lado, Crear nómina fuera de periodo, sirve para eso.

3. Agregar las novedades del período para cada empleado: horas extras, incapacidades, vacaciones y otros conceptos.

4. Revisar los valores calculados y aprobar la liquidación.

5. La nómina administrativa queda liquidada al aprobar. Desde ahí se puede ver el PDF de la colilla de pago de cada empleado.

 

 

Generar la nómina electrónica

La nómina electrónica es el reporte fiscal que se transmite a la DIAN. No es el pago en sí: es el soporte del pago.

Para generarla, deben estar liquidados todos los períodos del mes. Por ejemplo, si la periodicidad es quincenal, deben estar liquidadas la quincena 1 y la quincena 2 antes de proceder.

1. Desde Nómina > Historial de períodos, buscar la tarjeta del mes. Cada mes muestra su cumplimiento en tres pasos: liquidación de períodos, PILA y nómina electrónica.
    

 2. Para ver qué períodos componen el mes, abrir Detalle por periodos al pie de la tarjeta. Despliega cada período con sus devengados, deducciones y total. El enlace Ver detalle por periodos, en la fila de liquidación, hace lo mismo. 

  

3. En la fila Nómina electrónica, hacer clic en Generar. Se abre la pantalla de nómina electrónica del mes.

 

Elegir la Numeración (si hay una sola, ya viene elegida) y hacer clic en Generar Nómina Electrónica para emitir los documentos soporte del mes.

4. Enviar a la DIAN mediante el botón Enviar todo o de forma individual por empleado.

El estado del envío se indica visualmente: el logo en negro significa no enviada; en verde significa enviada y aceptada por la DIAN.

¿Se puede generar la nómina electrónica sin la nómina administrativa?

La generación automática del mes, con Generar Nómina Electrónica, necesita los períodos del mes liquidados. Sin liquidar la nómina administrativa, el documento de un empleado se puede crear a mano con Crear Nómina Electrónica, en la misma pantalla de nómina electrónica del mes.

 Crear o editar manualmente la Nómina Electrónica 

La nómina electrónica se genera automáticamente a partir de la nómina administrativa y los cálculos normativos. Dataico permite además crear a mano el documento soporte de un empleado, o ajustar los valores de uno ya generado antes de enviarlo a la DIAN. Se recomienda reservar esta opción para casos de fuerza mayor.

 ¿Hace falta liquidar primero la nómina administrativa?

Depende de cómo se genere el documento:

• Generación automática del mes: sí. Para usar Generar Nómina Electrónica, los períodos del mes deben estar liquidados. Si falta alguno, la pantalla muestra "Tienes periodos pendientes por completar para poder generar nómina electrónica."
• Creación manual de un empleado: no. El botón Crear Nómina Electrónica está disponible en la pantalla de nómina electrónica del mes aunque no haya períodos liquidados. El empleado solo necesita tener un contrato activo en ese mes.

Cuándo usar la creación o edición manual

• Cuando hay una diferencia puntual que no puede resolverse reabriendo el período de nómina administrativa
• Cuando se requiere ajustar un documento antes del envío sin afectar los cálculos del resto de empleados

 Cómo crear la nómina electrónica de un empleado

1. Ingresar a Nómina > Historial de períodos y ubicar la tarjeta del mes.
2. En la fila Nómina electrónica de la tarjeta, hacer clic en su acción (por ejemplo Generar o Enviar, según el estado del mes). Se abre la pantalla de nómina electrónica del mes.

3. Hacer clic en Crear Nómina Electrónica.

4. Buscar al empleado por nombre o número de identificación.

5. Completar las fechas, el medio de pago, los devengados y las deducciones. Qué permite cada campo está en la tabla de abajo. Hacer clic en Guardar. El sistema asigna automáticamente el consecutivo al documento.

6. Hacer clic en el logo de la DIAN del empleado para enviarlo, o en Enviar todo para enviar de una vez todos los documentos del mes que faltan.

 

 

 Nota: Si tienes dudas adicionales, por favor ingresa al canal de soporte en tu plataforma DATAICO, en la parte inferior derecha, botón morado.