¿Cómo editar un empleado en el módulo de Nómina?

Para corregir o actualizar la información de un empleado ya registrado, no es necesario eliminarlo y volver a crearlo. Existen dos maneras de hacerlo, y elegir la correcta es importante porque afecta de forma distinta las nóminas ya liquidadas:

La diferencia principal radica en que una novedad registra que el dato cambió desde una fecha en adelante y conserva el valor anterior para los periodos ya liquidados.

Por otro lado, corregir la vinculación inicial arregla el dato como si siempre hubiera estado bien, que es lo que se requiere cuando la información nunca fue correcta.

Caso 1: el dato cambió -> Añadir Novedad

1. Ingresar a Nómina > Empleados y abrir el perfil del empleado

2. Hacer clic en Añadir Novedad

3. Elegir la categoría del dato a cambiar:

4. Completar el formulario, incluida la fecha desde la cual aplica el cambio

5. Confirmar la novedad

El dato nuevo queda vigente desde esa fecha. Las liquidaciones de periodos anteriores no se modifican, ya que siguen usando el valor que estaba vigente en cada periodo. El cambio aparece en la línea de tiempo del empleado, desde donde es posible editarlo o eliminarlo después.

Caso 2: corregir un dato mal registrado -> Vinculación Inicial

Cuando el error viene desde la creación del empleado (un nombre mal escrito, un número de identificación equivocado, un salario mal digitado), no corresponde registrar una novedad, sino corregir la información original.

1. Ingresar a Nómina > Empleados y abrir el perfil del empleado

2. En la línea de tiempo, ubicar la tarjeta Vinculación Inicial

3. Abrir el menú de tres puntos de la tarjeta y haz clic en Editar

4. Corregir los datos en el formulario Editar Vinculación, guardar y confirmar

La corrección queda aplicada sobre la información original del empleado, sin crear un cambio con fecha.

¿Cuál opción usar en caso de duda?

Es importante verificar si el dato alguna vez fue correcto:

• Sí, era correcto y ahora cambió: usar Añadir Novedad, con la fecha del cambio.
• No, siempre estuvo mal: editar la Vinculación Inicial.

Registrar como novedad algo que en realidad era un error deja el dato equivocado en los periodos anteriores. Por el contrario, corregir la vinculación inicial cuando en realidad hubo un cambio real borra el histórico de ese cambio.

Registrar novedades del periodo

Desde el mismo panel también se registran las novedades del empleado (vacaciones, incapacidades, licencias, horas extra, deducciones y otros ingresos). Para más detalles, consulta ¿Cómo usar el panel de novedades del empleado?.