Este instructivo explica cómo parametrizar en DATAICO la contabilización de la colilla de pago.
1. ¿Qué conceptos se contabilizan en el documento Colilla de Nómina ?
Es importante dejar claro que en esta regla UNICAMENTE de contabilizarán los devengados y deducciones aplicables al empleado. No se incluyen provisiones, aportes a parafiscales y seguridad social a cargo del empleador ya que estos se contabilizan en comprobantes por separado.
2. Principio de Doble partida
Para la regla de Colilla de Pago se emplea un un método de detalle de dos líneas. El objetivo es que el asiento quede equilibrado, sea fácil de leer mostrando el movimiento de cada concepto.
Es por eso cada concepto dentro de la colilla genera dos líneas (débito‑crédito).
3. Lógica de la regla contable
Registrar el devengado
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Débito → Gasto (reconoce el costo para la empresa).
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Crédito → Pasivo con el empleado (crea la obligación de pago).
Aplicar la deducción
- Débito → Pasivo con el empleado (reduce lo que se le debe).
- Crédito → Pasivo con la EPS (genera la obligación con la entidad externa).
Esto asegura que el saldo final al empleado sea el neto y que la deducción/retención del aporte a Salud quede reflejada como deuda aparte.
4. Ejemplo
Datos
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Salario básico: 1 000 000
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Deducción salud (4 %): 40 000
Asiento generado
| Línea | Débito / Crédito | Cuenta genérica | Valor | Propósito |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Débito | 5105 Gasto de nómina | 1000000 | Reconocer el costo. |
| 2 | Crédito | 2505 Salario Por pagar | 1000 000 | Crear la obligación de pago. |
| 3 | Débito | 2505 Resto del Salario Por pagar | 40000 | Disminuir lo adeudado al trabajador. |
| 4 | Crédito | 2370 translado aporte a EPS | 40000 | Registrar la obligación con la EPS. |
El neto a pagar al empleado queda en 960 000 y la contabilidad conserva el equilibrio (débitos = créditos).
5. ¿Por qué el sistema protege las dos líneas?
Si se intenta eliminar una sola línea, el asiento quedaría desbalanceado y la partida doble se rompería. Dataico bloquea esa acción para mantener la integridad contable y facilitar auditorías.
¿En qué estamos trabajando?
Estamos trabajando en la funcionalidad para que puedas contabilizar 1 sola linea por cada devengado y llevando el total a pagar de la colilla al Gasto. Te invitamos a contactarnos a través del chat de soporte para dejar más sugerencias y contribuir a la mejorade la plataforma.