¿Que es una numeración electrónica?
Al igual que cuando se hacia facturación física se necesitaba un facturero o talonario de facturas. Para poder facturar electrónicamente, también se debe tener un tipo de talonario o factureros electrónico con el que el sistema va a poder utilizar consecutivos que irán en las facturas o documentos.
Los factureros o talonarios se conocen popularmente como "Numeración electrónica"
¿Por qué acaban los consecutivos de la numeración electrónica?
Las numeraciones poseen unos rangos limitados de consecutivos con los que se pueden crear facturas, al igual que los talonarios o factureros físicos que solian utilizar en el pasado, a medida que se factura a los clientes los consecutivos se pueden acabar en el mundo digital.
Cuando esto ocurre, es necesario solicitar una nueva numeración, idealmente comenzando desde el número siguiente a la última factura generada en Dataico.
Un ejemplo muy simple es:
- La ultima factura creada en Dataico fue la número "200"
- Por lo tanto, se debe solicitar la nueva resolución de numeración desde el consecutivo "201".
1. Pedir una nueva numeración en la DIAN
Si los consecutivos de la numeración están próximos por terminarse o ya se acabaron solo es necesario solicitar el pdf de una nueva numeración (Formulario 1876) en el portal de la DIAN y aquí te mostramos los pasos del trámite que debes hacer en la DIAN.
*TIP : El PDF de la nueva numeración puede gestionarla cualquier persona de la empresa o negocio. Sin embargo suele gestionarlo el contador de turno, sugerimos consultarle si puede facilitar esta gestión.
2. Espera el tiempo que se tarda en sincronizar la numeración en la DIAN.
Los sistemas de la Dian procesan miles de datos a la vez de muchos de los contribuyentes. Tramitar la resolución en el portal de la Dian no significa su disponibilidad inmediata. Nos hemos dado cuenta que para poder sincronizarla y generar conexión con Dataico se debe esperar aproximadamente de 1 a 2 horas después de haber descargado el PDF de la numeración (Formulario 1876).
3. Actualiza y sincroniza la nueva numeración entre Dataico y la DIAN.
Para que la DIAN sepa que vas a utilizar la nueva numeración de facturas desde Dataico, es necesario hacer una sincronización entre Dataico y los sistemas de la DIAN llevando a cabo los pasos de este tutorial.
¿Cómo saber en que número de consecutivo quedó mi anterior resolución?
Puedes consultar el historial de facturación electrónica en Dataico verificando el último número de documento generado en el historial de la pestaña facturas.
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