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Esta es la referencia para llenar el archivo de facturas que se sube en Importación > Facturas. Los títulos de las columnas deben quedar exactamente como vienen en los ejemplos de Descarga de Referencias., y los valores de las listas se escriben tal como aparecen aquí, en mayúsculas y con guion bajo.
Cómo se organiza el archivo
- Cada fila es un ítem. Una factura con tres productos ocupa tres filas con el mismo NUMERO.
- Los datos de la factura y del cliente se toman de la primera fila de cada número. Lo más seguro es repetirlos igual en todas las filas de esa factura.
- NUMERO va sin prefijo: Dataico le agrega el prefijo de la numeración que eliges al importar.
Columnas obligatorias
Los campos marcados con asterisco (*) deben tener valor en todas las filas. Los que no lo tienen deben existir como columna, aunque la celda quede vacía.
Datos de la factura
| Columna | Formato | Descripción |
|---|---|---|
| NUMERO* | Número | Consecutivo de la factura, sin prefijo. Los números del archivo deben ser seguidos y sin saltos. |
| FECHA_EXPEDICION* | Fecha | Fecha de expedición. Formato dd/MM/yyyy (por ejemplo, 25/09/2026). También acepta fecha con hora, como 25/09/2026 14:30. |
| FECHA_VENCIMIENTO* | Fecha | Fecha de vencimiento, con el mismo formato. Si TIPO_MEDIO_DE_PAGO es CREDITO, no puede ser anterior a la fecha de expedición. |
| MEDIO_DE_PAGO* | Lista | CASH, CREDIT_ACH, DEBIT_ACH, CREDIT_AHORRO, DEBIT_AHORRO, CHEQUE, CREDIT_TRANSFER, DEBIT_TRANSFER, BANK_TRANSFER, CREDIT_BANK_TRANSFER, DEBIT_INTERBANK_TRANSFER, DEBIT_BANK_TRANSFER, CREDIT_CARD, DEBIT_CARD, MUTUAL_AGREEMENT, OTHER o UNDEFINED_INSTRUMENT. |
| TIPO_MEDIO_DE_PAGO* | Lista | DEBITO (de contado) o CREDITO. |
| MONEDA | Código | Código de la moneda, por ejemplo COP o USD. Si queda vacía, la factura se crea en COP. |
| ORDEN_DE_COMPRA | Texto | Número de orden de compra del cliente. Puede quedar vacía. |
Datos del cliente
| Columna | Formato | Descripción |
|---|---|---|
| CLIENTE_TIPO* | Lista | PERSONA_JURIDICA o PERSONA_NATURAL. |
| CLIENTE_IDENTIFICATION* | Texto o número | Número de identificación del cliente. |
| CLIENTE_TIPO_IDENTIFICATION* | Lista | CC, NIT, CE, TI, RC, TE, PASAPORTE, IE, NIT_OTRO_PAIS, PEP o PPT. |
| CLIENTE_TAX_LEVEL* | Lista | RESPONSABLE_DE_IVA o NO_RESPONSABLE_DE_IVA. La columna también puede llamarse RESPONSABILIDAD_IVA. |
| CLIENTE_REGIMEN* | Lista | ORDINARIO, SIMPLE, GRAN_CONTRIBUYENTE, AUTORRETENEDOR o AGENTE_RETENCION_IVA. |
| CLIENTE_CORREO* | Correo | Correo electrónico válido del cliente. |
| CLIENTE_TELEFONO* | Número | Teléfono del cliente. |
| CLIENTE_DIRECCION* | Texto | Dirección del cliente. |
| CLIENTE_CIUDAD* | Texto | Ciudad del cliente. Para clientes en Colombia debe corresponder al departamento, según la Lista Departamentos del DANE. |
| CLIENTE_DEPARTAMENTO | Texto | Departamento del cliente, según la misma lista. |
| CLIENTE_PAIS | Código | Código del país, por ejemplo CO. |
El nombre del cliente va en columnas aparte, que se agregan al archivo según el tipo de cliente:
- PERSONA_JURIDICA: CLIENTE_NOMBRE, con la razón social.
- PERSONA_NATURAL: CLIENTE_PRIMER_NOMBRE y CLIENTE_APELLIDO, o el nombre completo en CLIENTE_NOMBRE.
Datos del ítem
| Columna | Formato | Descripción |
|---|---|---|
| ITEM_REFERENCIA* | Texto o número | Referencia del producto. Si ya existe en Productos e Inventario, se usa ese producto; si no, se crea. |
| ITEM_DESCRIPCION* | Texto | Descripción del producto o servicio. |
| ITEM_CANTIDAD* | Número | Cantidad, mayor que 0. Usa punto para los decimales, sin separador de miles. |
| ITEM_PRECIO* | Número | Precio unitario. |
| IVA% | Número | Porcentaje de IVA de la línea, por ejemplo 19, 5 o 0. Si queda vacía, la línea no lleva IVA. |
| IMP_CONSUMO% | Número | Porcentaje de impuesto al consumo. Puede quedar vacía. |
Retenciones
Las columnas de retención deben existir aunque queden vacías. Se escribe el porcentaje, sin el signo %.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ITEM_RET_FUENTE%, ITEM_RET_IVA%, ITEM_RET_ICA% | Retenciones de la línea. |
| INVOICE_RET_FUENTE%, INVOICE_RET_IVA%, INVOICE_RET_ICA% | Retenciones de toda la factura. Se toman de la primera fila de la factura. |
Los archivos con el formato anterior, que traen RET_FUENTE%, RET_IVA% y RET_ICA%, también se aceptan.
Columnas opcionales
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ITEM_DESCUENTO% | Descuento en porcentaje de la línea, mayor que 0 y máximo 100. Si la línea no lleva descuento, deja la celda vacía. |
| ITEM_PRECIO_ORIGINAL | Valor comercial del producto. Obligatorio cuando ITEM_PRECIO es 0 o ITEM_DESCUENTO% es 100. |
| DESCUENTO_GLOBAL y DESCUENTO_GLOBAL_DESCRIPCION | Descuento en valor al pie de la factura y su descripción (si no la pones, queda "Descuento"). Escríbelo en una sola fila de la factura: cada fila que lo traiga suma un descuento. |
| CARGO_GLOBAL y CARGO_GLOBAL_DESCRIPCION | Cargo en valor al pie de la factura y su descripción (si no la pones, queda "Cargo"). Igual que el descuento, en una sola fila. |
| OBSERVACIONES | Nota de la factura. Si repites el mismo texto en varias filas, queda una sola nota. |
| TIPO_FACTURA | FACTURA_VENTA, FACTURA_EXPORTACION o FACTURA_CONTINGENCIA. Si queda vacía, es FACTURA_VENTA. |
| OPERACION | ESTANDAR, AIU, MANDATO o EXPORTACION, entre otras. Si queda vacía, es ESTANDAR. |
| TASA_CAMBIO y TASA_CAMBIO_FECHA | Obligatorias cuando MONEDA no es COP. |
Mensajes de error frecuentes
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| "A la primera fila de su pantalla le faltan los siguientes campos requeridos: ..." | Agrega las columnas que lista el mensaje, con el título exacto. |
| "Los números de las facturas en el archivo deben ser consecutivos. Las siguientes facturas faltan: ..." | Completa los números que faltan o quita las facturas que quedaron después del salto. |
| "El número actual de su numeración es [...]. Este número debe ser parte de las facturas que va a importar." | El archivo debe incluir el número que sigue en tu numeración. Ajusta NUMERO o revisa que elegiste la numeración correcta. |
| "¡Todas estas facturas ya fueron importadas!" | Todos los números del archivo son menores al que sigue en tu numeración. |
| "La fecha '...' es inválida. ..." | Escribe la fecha como dd/MM/yyyy. |
| "Hay linea inválida. Si el precio es 0 o el descuento es del 100%, debe especificar el campo ITEM_PRECIO_ORIGINAL" | Llena ITEM_PRECIO_ORIGINAL en esa línea. |
| "Su moneda es '...', se debe especificar el TASA_CAMBIO y TASA_CAMBIO_FECHA" | Llena la tasa de cambio y su fecha. |
| "Para tipo client ... en factura '...' se debe especificar ..." | Agrega el nombre del cliente en las columnas que indica el mensaje. |
| "Departamento '...' es inválido para pais de Colombia." o "Ciudad '...' es inválida para el departamento '...'." | Corrige el departamento o la ciudad con la Lista Departamentos del DANE. |
| "¡El numero de facturas a importar excede el numero de documentos restantes en su plan!" | Importa menos facturas o amplía tu plan. |
Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.