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Además de crearlos uno por uno, los documentos soporte electrónicos se pueden crear de forma masiva cargando un archivo XLSX o CSV.
Requisitos previos
- El módulo de Compras debe estar activo y el documento soporte electrónico configurado (resolución y numeración vigentes).
- Debes tener documentos disponibles en tu plan. El sistema valida el cupo antes de empezar la importación: si el archivo trae más documentos de los que te quedan, la importación no arranca.
Pasos para importar
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Abrir el menú de la esquina superior derecha y elegir Importación.
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Entrar a la pestaña Documentos Soporte.
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Elegir la numeración con la que se van a crear los documentos. Al lado, en Descarga de Referencias, está el Ejemplo Importación Documentos Soporte, un archivo modelo con las columnas.
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Subir el archivo con Importar Documentos Soporte Excel o Importar Documentos Soporte CSV, según su formato. Los dos botones aparecen al elegir la numeración.
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En Resultados de la Importación aparece el proceso. Cuando dice Completado, los documentos quedan creados como borradores, sin enviar a la DIAN.
Qué hace el sistema al importar
| Situación en el archivo | Qué hace Dataico |
|---|---|
| El proveedor no existe todavía | Lo crea automáticamente |
| El producto o servicio no existe todavía | Lo crea automáticamente, con la descripción y el precio de la primera fila donde aparece |
| El producto ya existe en tu catálogo | Lo usa tal como está: la descripción y el precio del archivo quedan solo en el ítem del documento, y el producto no se modifica |
| Varias filas pertenecen al mismo documento | Las agrupa en un solo documento con sus ítems |
| El mismo proveedor o producto aparece repetido | Lo reutiliza; no crea duplicados |
| Un documento ya existe | Lo detecta y no lo vuelve a crear |
| El CUDE viene vacío | Se permite: el CUDE es opcional en la importación |
Cómo se identifica el producto de cada ítem
El producto de cada fila se busca por la columna ITEM_REFERENCIA, que es opcional. Si el archivo no la trae, o la celda está vacía, se usa ITEM_DESCRIPCION como referencia.
- La referencia se compara sin distinguir mayúsculas ni espacios al inicio o al final:
art-001encuentra el productoART-001. - Si una referencia nueva aparece en varias filas o varios documentos del archivo, se crea un solo producto.
- Una referencia numérica de Excel se lee con sus dígitos tal cual (
7702004003508), no como7.7E12.
ITEM_DESCRIPCION sigue siendo obligatoria en cada ítem, aunque venga la referencia.
La nota del documento
La columna opcional NOTA registra una nota en el documento soporte. Se toma de la primera fila de cada documento; si las filas siguientes del mismo documento traen otra nota, se ignora.
Numeración
La numeración se asigna al importar. Si un documento del archivo falla, su número se libera para no dejar huecos en la numeración.
Errores en el archivo
El sistema valida el archivo completo antes de crear nada y te reporta los errores señalando la columna donde está el problema. El caso más frecuente es una fila de ítem incompleta: si una fila de producto o servicio le falta algún dato obligatorio, se reporta como error de esa columna en lugar de importarse a medias.
La cantidad y el precio deben ser números con punto como separador decimal (por ejemplo 100000.50), sin separador de miles.
Si la importación responde Ya existe en tu catálogo un producto con la referencia de uno de los ítems de este documento, y no se pudo usar, revisa la columna ITEM_REFERENCIA: escribe la referencia tal como está en el producto existente o usa una referencia nueva.
Corrige el archivo y vuelve a cargarlo. La importación no deja documentos parciales.
Generación acumulada semanal
Un documento soporte con generación acumulada semanal necesita la fecha de compra de cada ítem, porque la DIAN la exige en ese tipo de generación. El archivo de importación no tiene una columna para ese dato, así que estos documentos se crean por la API y no por importación masiva. Ver Documentación Técnica de la API - Documento Soporte.
Si importas un documento con generación acumulada semanal, se creará como borrador, pero la DIAN lo rechazará al enviarlo por falta de la fecha de compra.
¿Qué pasa después?
Los documentos importados quedan creados en el listado de documentos soporte, con su proveedor, total, sus ítems y su numeración asignada, listos para enviarse a la DIAN como cualquier documento soporte creado manualmente.
Recuerda que el Rete ICA no está permitido en un documento soporte electrónico: si el archivo lo trae, la DIAN rechazará el documento. Ver ¿Se puede incluir Rete ICA en un Documento Soporte?.
El paso a paso completo
Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.