¿Que es una numeración electrónica?
Al igual que cuando se hacia facturación física se necesitaba un facturero o talonario de facturas. Para poder facturar electrónicamente, también se debe tener un tipo de talonario, facturero electrónico con el que el sistema va a poder utilizar consecutivos que irán en las facturas o documentos.
Los factureros o talonarios se conocen popularmente como "Numeración electrónica"
¿Por qué se vence numeración electrónica?
Las numeraciones electrónicas se pueden vencer debido a un tiempo de vigencia otorgado por la DIAN al momento de su tramite. Así es, las numeraciones no son para toda la vida y deben estarse actualizando cada cierto periodo de tiempo. En este artículo te explicaremos paso a paso de cómo solicitar un nueva numeración y actualizarlo fácilmente en la plataforma.
1. Pedir una nueva numeración en la DIAN.
Para poder actualizar una numeración solo es necesario solicitar el PDF de una nueva numeración (Formulario 1876) en el portal de la DIAN aquí te mostramos los pasos que debes llevar a cabo en el portal de la DIAN.
*TIP : El PDF de la nueva numeración puede gestionarla cualquier persona de la empresa o negocio. Sin embargo suele gestionarlo el contador de turno, sugerimos consultarle si puede facilitar esta gestión.
2. Espera el tiempo que se tarda en sincronizar la numeración en la DIAN.
Los sistemas de la Dian procesan miles de datos a la vez de muchos de los contribuyentes. Tramitar la resolución en el portal de la Dian no significa su disponibilidad inmediata. Nos hemos dado cuenta que para poder sincronizarla y generar conexión con Dataico se debe esperar aproximadamente de 1 a 2 horas después de haber descargado el PDF de la numeración (Formulario 1876).
3. Actualiza y sincroniza la nueva numeración entre Dataico y la DIAN.
Para que la DIAN sepa que vas a utilizar la nueva numeración de facturas desde Dataico, es necesario hacer una sincronización entre Dataico y los sistemas de la DIAN llevando a cabo los pasos de este tutorial.
¿Cómo conocer cuál es la vigencia de la nueva numeración?
Para revisar la fecha de vencimiento de la numeración (resolución) debes verificar dos cosas:
- Fecha de Formalización: Es la fecha en la cual fue tramitada la numeración en la plataforma de la Dian. Esta información se encuentra en la parte inferior derecha de la primera página.
- Tiempo de vigencia: Es el tiempo por el cual la Dian autoriza los consecutivos, la cual se encuentra en la segunda hoja de la resolución, en la sección "Rangos de Numeración" > campo "Vigencia".
¿Cuál es el tiempo de vigencia que la Dian otorga para una numeración?
La DIAN no establece un periodo fijo de vigencia para las autorizaciones de numeración. Algunas pueden tener una duración de 6, 12 o 24 meses, pero no existe un criterio específico para esta variación, ya que la asignación se realiza la DIAN de manera automática.
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