Los talonarios electrónicos de facturas (resoluciones de numeración) se pueden vencer debido a un tiempo de vigencia otorgado por la DIAN al momento de su tramite.
Así es, las numeraciones de facturas electrónicas no son para toda la vida y deben estarse actualizando cada cierto periodo de tiempo. En este artículo te explicaremos paso a paso cómo solicitar un nuevo talonario electrónico (resoluciones de numeración) y actualizarlo fácilmente en la plataforma.
1. Tramitar una nueva resolución de numeración en DIAN.
Si la resolución está próxima a vencer o ya expiró, no es motivo de preocupación. Solo es necesario solicitar el pdf de una nueva resolución de numeración (Formulario 1876) para dar continuidad a la facturación electrónica, en cualquiera de los dos casos aquí te mostramos los pasos del trámite que debes hacer en la DIAN.
*TIP : Generalmente el PDF de la autorización de numeración suele gestionarlo el contador de turno de la empresa, te sugerimos consultarle si puede facilitar esta gestión.
2. Aguarda el tiempo que tarda en sincronizar la numeración en la DIAN.
Los sistemas de la Dian procesan miles de datos a la vez de muchos de los contribuyentes. Tramitar la resolución en el portal de la Dian no significa su disponibilidad inmediata. Nos hemos dado cuenta que para poder sincronizarla y generar conexión con Dataico debes esperar aproximadamente de 1 a 2 horas.
3. Sincroniza la nueva numeración entre Dataico y la DIAN.
La DIAN debe saber que vas a utilizar el nuevo talonario electrónico de facturas (resolución de numeración) desde Dataico, para hacer esto deberás hacer una sincronización entre Dataico y los sistemas de la DIAN llevando a cabo el siguiente instructivo detallado.
Una vez terminado este proceso de asociación y verificación podrás continuar facturando sin problemas.
¿Cómo conocer cuál es la vigencia de la autorización de numeración?
Para revisar la fecha de vencimiento de la numeración (resolución) debes verificar dos cosas:
- Fecha de Formalización: Es la fecha en la cual fue tramitada la numeración en la plataforma de la Dian. Esta información se encuentra en la parte inferior derecha de la primera página.
- Tiempo de vigencia: Es el tiempo por el cual la Dian autoriza los consecutivos, la cual se encuentra en la segunda hoja de la resolución, en la sección "Rangos de Numeración" > campo "Vigencia".
En Dataico el sistema utilizará estos dos campos para determinar la fecha de vencimiento de la numeración de facturación electrónica.
¿Cuál es el tiempo de vigencia que la Dian otorga para una numeración?
La DIAN no establece un periodo fijo de vigencia para las autorizaciones de numeración. Algunas pueden tener una duración de 6, 12 o 24 meses, pero no existe un criterio específico para esta variación, ya que la asignación se realiza la DIAN de manera automática.
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