Este artículo explica qué son los eventos de recepción de factura electrónica, quién debe generarlos, sus tipos y por qué son importantes.
¿Qué son los Eventos de Recepción?
Son procesos mediante los cuales se confirma que una factura fue aceptada por el comprador con un respectivo acuerdo de pago, por la adquisición de un bien o servicio a fin de soportar costos, deducciones e impuestos descontables.
¿Cuándo se usan?
Se deben usar obligatoriamente en compras a crédito. El adquirente genera Eventos de Recepción o rechazo para responsabilizarse del pago y garantizar su deducibilidad.
En compras de contado/débito son opcionales, pero se recomienda generarlos para mejorar el control y trazabilidad.
¿Quién debe emitir los Eventos de Recepción?
Los eventos de recepción los debe hacer el adquirente del bien o servicio (persona natural o jurídica que recibe la factura electrónica).
¿Es necesario habilitarse ante la DIAN para generar Eventos de Recepción?
Si, es necesario habilitar el software de facturación para transmitir los Eventos de Recepción y conectar con la DIAN desde Dataico.
Si ya tienes habilitado el software de facturación, significa que ya puedes iniciar con la emisión de estos eventos.
Tipos de Eventos de Recepción
Eventos de aceptación: Para que una factura sea aceptada correctamente por la Dian se deben tener en cuenta los siguientes eventos:
- Acuse de la factura: En este evento se manifiesta que se recibió la factura por parte del cliente.
- Recibo del bien o del servicio: Se informa el recibido del bien que generó el proveedor.
- Aceptación expresa: Este evento indica que se acepta la factura con sus bienes o servicios con los acuerdos de pago establecidos.
Eventos de Rechazo: Este tipo de evento permite informar al proveedor o emisor de la factura sobre cualquier inconveniente, reclamo o motivo de rechazo relacionado con la factura que se generó, aquí se requiere la revisión o corrección por parte del proveedor antes de continuar con el proceso de aceptación.
- Reclamo o rechazo: Por medio de este evento se informa a quien emite la factura (proveedor) que hay algún reclamo o rechazo de la factura generada.
Evento de aceptación tácita: Este evento se emplea cuando el comprador de la factura, tras un plazo de 3 días hábiles, no ha cumplido con la obligación de emitir un evento de recepción de la factura (ya sea de aceptación o de rechazo). En este caso, se asume una aceptación silenciosa la cual se reporta a la DIAN como un evento de aceptación tácita.
El responsable de emitir este evento, a diferencia de los anteriores eventos, es el emisor (vendedor de la factura electrónica de venta).
Importancia de los Eventos de Recepción
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Circulación como título valor en RADIAN: habilita la factura para operaciones de factoring y otros mecanismos de financiación.
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Certeza jurídica y firmeza: una vez aceptada (expresa o tácita), la factura queda validada ante la DIAN y no admite notas crédito o débito posteriores.