¿Cómo crear un producto en Dataico?

Para crear un nuevo producto, ingresar al módulo Productos e Inventario y hacer clic en Crear producto. Se abrirá un formulario con los campos que se explican más abajo.

Pasos

1. Ingresar al módulo Productos e Inventario y hacer clic en Crear producto.

   

   

2. Completar Referencia, Descripción y Precio de Venta.

   

3. Elegir la Unidad de Medida y, si se necesita, la Categoría.

   

4. Marcar ¿Este producto es inventariable? si el producto lleva control de stock.

   

5. En Impuestos, hacer clic en el botón del impuesto que corresponda (por ejemplo IVA) y elegir la tarifa.

   

   

6. Hacer clic en Guardar.

   

Campos básicos

• Referencia: identificador único del producto dentro del sistema. Puede ser un código alfanumérico. Es obligatorio y no puede repetirse entre productos.
• Descripción: nombre o detalle que identifica el producto en facturas y listados.
• Precio de Venta: valor al que se venderá el producto. Puede ingresarse con o sin IVA incluido, según la respuesta a la pregunta "¿El precio de venta ya incluye los impuestos?".
• Unidad de Medida (opcional): indica cómo se mide o vende el producto (unidad, litro, kilo, metro, etc.). La DIAN exige que este campo esté definido en facturas electrónicas; si se deja en blanco, los documentos usan la unidad predeterminada.
• Categoría (opcional): se usa para crear reglas en el módulo de contabilidad. Puede dejarse en blanco si no se requiere.

Tanto la Unidad de medida como la Categoría se pueden volver a dejar en blanco después de haberlas elegido, con la ✗ del propio campo.

Pregunta "¿Este producto es inventariable?"

Al marcarla, el sistema controlará automáticamente el stock del producto:

• Las compras aumentarán el inventario.
• Las ventas lo disminuirán.

Si el producto no requiere control de inventario (por ejemplo, un servicio), esta pregunta debe quedar sin marcar.

Pregunta "¿El precio de venta ya incluye los impuestos?"

Cuando está marcada, el precio ingresado en el campo Precio de venta se interpreta como el valor final con IVA incluido. El sistema calcula automáticamente el precio base (sin impuesto) a partir del total.

Cuando no está marcada, el precio ingresado es el valor base sin IVA, y el impuesto se suma por encima al momento de facturar.

Esta pregunta solo tiene sentido en un producto que tenga al menos un impuesto: si se marca en un producto sin impuestos, el formulario lo señala ahí mismo y no permite guardar.

Ejemplo: Si el precio final es $1.000 con IVA del 19%, al marcar esa pregunta el sistema calculará que el precio base es $840,34 y el IVA es $159,66.

Esta distinción es importante: afecta cómo se muestra el precio al cliente y cómo se calcula el impuesto en cada documento.

Sección "Impuestos"

La sección muestra un botón por tipo de impuesto disponible (IVA, Imp Consumo, Imp Licores, IBUA, ICUI). Al presionar uno se agrega una fila de ese tipo, y ese botón desaparece: un producto lleva un impuesto por tipo, no varias filas del mismo. Si el producto no tiene impuestos, no agregar ninguno, y la sección no muestra nada más que esos botones.

En la fila se elige la tarifa (solo aparecen las del tipo elegido) y se define el porcentaje de base de cálculo. El valor recomendado es 100, salvo en casos especiales como servicios hoteleros o vehículos usados, donde la base gravable es inferior al 100% del precio. Los impuestos que se cobran por cantidad, como el IBUA o los de licores, piden un valor en pesos en lugar de una tarifa.

La columna Total de cada fila muestra cuánto le suma ese impuesto al producto. Al pie del formulario, una barra fija muestra el Precio final con todos los impuestos aplicados y se actualiza mientras se escribe, al lado de Cancelar y Guardar.

Sección "Automatización contable"

Aquí se asignan la Cuenta de venta (PUC), la Cuenta devolución en ventas (PUC), que está debajo de la de venta y es la que usan las Notas Crédito, y la Cuenta de compra (PUC) del producto. Se pueden dejar vacías: solo se usan cuando la regla contable tiene activa la opción "Usar cuentas del producto", como se explica en ¿Cómo registrar la cuenta contable de cada producto?.

Guardar

Una vez completados todos los campos, hacer clic en Guardar. El producto quedará disponible para ser usado en facturas, compras y ajustes de inventario.

Si algo quedó incompleto, el aviso pide revisar los campos marcados en rojo y cada campo indica qué le falta. En una fila de impuesto son dos casos: falta elegir la tarifa, o el valor en pesos no es mayor que cero. Mientras el dato falte, la columna Total de esa fila muestra un guion en lugar de una cifra.

El paso a paso completo

Si tienes dudas, escríbenos por el chat de soporte dentro de tu cuenta de Dataico. Lo encuentras en la burbuja de la esquina inferior derecha de la pantalla.