Este artículo explica cómo se gestionan las retenciones dentro de una factura y cómo se contabilizan correctamente en el sistema, desde el momento en que se genera el documento hasta su pago. Entender este proceso ayuda a mantener un control contable claro y sin errores.
Al emitir una factura con retenciones
Cuando se crea una factura que incluye retenciones (por ejemplo, retención en la fuente del 1%), el sistema realiza dos acciones automáticas:
-
Genera un comprobante contable que registra esa retención.
-
Crea una cuenta por cobrar asociada a la factura, descontando el valor de la retención.
Ejemplo:
Una factura por $10.000 con una retención del 1% ($100) se verá reflejada así:
-
Total factura: $10.000
-
Retenciones: $100
-
Valor pendiente de cobro: $9.900
Al registrar un pago en la cuenta por cobrar
Cuando se ingresa un pago parcial o total desde la cuenta por cobrar, el sistema:
-
Reconoce las retenciones que ya venían desde la factura y no vuelve a contabilizarlas.
-
Permite agregar nuevas retenciones si corresponde, por ejemplo, si se aplica una retención adicional en el momento del pago.
Si se agregan nuevas retenciones en el pago
Es posible que en el momento del pago se necesite registrar una retención distinta o adicional a la que se aplicó en la factura. En estos casos:
-
El sistema crea un nuevo comprobante contable solo por el valor de esta nueva retención.
-
Se muestra una advertencia que informa que se generará un ajuste contable por diferencia de retenciones.
Ejemplo:
Si a la factura original se le agrega una retención del 10% ($1.000) en la cuenta por cobrar, el sistema:
-
Respeta la retención original de la factura.
-
Registra un nuevo comprobante contable únicamente por los $1.000 adicionales.
Si se elimina una retención desde la cuenta por cobrar
Cuando una retención agregada en el pago se elimina desde la cuenta por cobrar:
-
El sistema genera automáticamente la reversión del asiento contable correspondiente.
-
Esta reversión se registra en el mismo comprobante, reflejando que esa retención ya no aplica.