Cuando se registra un nuevo tercero en la plataforma, se presentan tres grupos de información clave. Estos campos permiten identificar correctamente al tercero y definir cómo se relacionará con la empresa dentro del sistema.
1. Datos obligatorios
Este grupo recopila los datos básicos para identificar al tercero:
- Número de identificación y Dígito de verificación (DV): Al ingresar el número de identificación, el sistema calcula automáticamente el dígito de verificación. Este campo es obligatorio para validar la información tributaria ante la DIAN.
-
Tipo de persona: Se define si el tercero es una Persona Natural o una Persona Jurídica, de acuerdo con el Registro Único Tributario (RUT). Esto determina varios aspectos del tratamiento tributario.
-
Tipo de documento: Se refiere al tipo de documento que identifica al Tercero, pudiendo ser, por ejemplo, NIT, PASAPORTE o CÉDULA DE EXTRANJERÍA.
- Razón social: Es el nombre que distingue legalmente a una empresa o persona jurídica de las demás, permitiendo su identificación única en el ámbito comercial.
- Nombres: Corresponde a los nombres que identifican a una persona natural.
-
Nombre comercial: Es el nombre con el que el tercero opera públicamente. Puede ser diferente de la razón social.
Ejemplo: Pedro Rojas → Tienda de Abarrotes Rojas.
2. Clasificación y visualización del Tercero
Este grupo define cómo y dónde estará disponible el tercero en el sistema. Los Terceros pueden tener diferentes clasificaciones según el rol dentro del sistema. No todos los terceros participan de la misma manera en todos los módulos de la plataforma.
Ejemplo: Se puede seleccionar en qué módulos (ventas, compras, nómina, contabilidad) se usará. Una empresa puede tener múltiples terceros según su relación con la organización.
En este articulo te explicamos como puedes utilizar esta funcionalidad para evitar errores en otros módulos
3. Dirección Tributaria
La dirección tributaria se usará en los documentos de facturación, certificados y reportes generados por el sistema.
- País: Indica el país donde se encuentra registrado el tercero.
- Departamento: Especifica el departamento correspondiente al domicilio fiscal del tercero.
- Ciudad: Señala la ciudad de residencia o actividad del tercero.
- Dirección: Proporciona la dirección exacta que se utilizará para la facturación y otros documentos relacionados.
2. Información tributaria
Estos campos permiten clasificar al tercero según su actividad económica y responsabilidades fiscales:
-
Actividad económica: Se debe seleccionar el código CIIU que representa la actividad principal del tercero. Este código puede consultarse en la clasificación oficial proporcionada por la DIAN.
-
Responsabilidad de IVA: Se indica si el tercero es responsable del IVA, basado en la responsabilidad 48 del RUT. Ver más información sobre cómo identificar esta responsabilidad.
-
Responsabilidades fiscales: Se seleccionan las obligaciones fiscales del tercero, según estén registradas en el RUT.
Para conocer cómo registrar estas responsabilidades, consulta este artículo. - Teléfono: Corresponde al número de contacto que permite la comunicación con el Tercero y que se utiliza en el reporte de informes tributarios.
3. Disponibilidad y uso en la plataforma
Este grupo define cómo y dónde estará disponible el tercero en el sistema:
-
Dónde quieres ver este tercero: Se puede seleccionar en qué módulos (ventas, compras, nómina, contabilidad) se usará. Una empresa puede tener múltiples terceros según su relación con la organización.
-
Dirección: Esta dirección se usará en facturación, certificados y reportes generados por el sistema.