Agradecemos tu consulta y queremos proporcionarte claridad sobre el tratamiento de las prestaciones sociales, como las cesantías e intereses.
Es importante señalar que, según las normativas fiscales y contables vigentes, las prestaciones sociales se consideran como costos del periodo en el cual se causan, independientemente de la fecha en que se paguen. En el caso específico de las cesantías e intereses, aunque el desembolso pueda efectuarse en enero del año siguiente, su causación se realiza en diciembre.En términos prácticos, esto significa que los costos relacionados con cesantías e intereses se deben contabilizar en diciembre, ya que son compromisos adquiridos durante ese periodo. Esto tiene un impacto significativo en la declaración de renta del año gravable, porque reflejará de manera precisa los costos asociados con la actividad económica realizada en diciembre. En el Oficio N° 912416 int. 253 del 6 de octubre de 2021 explicó que “el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporté”Ahora, según el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, los pagos o abonos en cuenta que se reportan, son los relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que están compuestos por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos. Nótese que el citado artículo 2 establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica es una consecuencia jurídica que se desprende de la ocurrencia de uno de dos hechos: (i) los pagos; o (ii) abonos en cuenta. "Considerando que para la determinación del impuesto sobre la renta y el reconocimiento de los costos y gastos, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deben aplicar los marcos técnicos normativos contables vigentes y la base de acumulación o devengo (artículo 21-1 del Estatuto Tributario), resulta coherente con la finalidad legal del documento soporte de nómina electrónica que se reporten los valores devengados contablemente. “Lo anterior es aún más claro al observar el tratamiento de las cesantías previsto por los artículos 109 y 110 del Estatuto Tributario, que disponen: “ARTÍCULO 109. DEDUCCIÓN DE CESANTÍAS PAGADAS. Son deducibles las cesantías efectivamente pagadas, siempre que no se trate de las consolidadas y deducidas en años o períodos gravables anteriores”. “ARTÍCULO 110. DEDUCCIÓN DE CESANTÍAS CONSOLIDADA. Los contribuyentes que lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores”. (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente, nótese como el literal c) del numeral 1 del artículo 105 del Estatuto Tributario, que se refiere a la realización de la deducción, señala que “(...) los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos (...)”.
Explicación del proceso:
Reporte de prestaciones sociales consolidadas a diciembre 31 en Documento Soporte Nómina Electrónica.
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