Este artículo explica cómo y cuándo se generan ajustes en los cálculos de seguridad social y parafiscales cuando se manejan pagos no mensuales en Dataico.
¿Qué es un ajuste en la nómina?
Cuando una empresa realiza pagos en varias fechas durante el mes (por ejemplo, semanal o quincenal), en cada uno de esos pagos se calcula la seguridad social y los parafiscales con base en el ingreso parcial del periodo. Cada uno de estos pagos genera un comprobante contable de nómina, con los valores causados o descontados para cada concepto.
Sin embargo, al final del mes, la suma total de los pagos puede cambiar el contexto en el que ciertos porcentajes o topes aplican. Para corregir cualquier diferencia, el sistema genera un ajuste de nómina, que recalcula lo que realmente debió descontarse o causarse durante el mes completo.
Este ajuste queda registrado de forma independiente en un comprobante contable tipo AJUS, sin modificar los comprobantes anteriores.
¿Cuándo se hace el ajuste?
El ajuste se realiza automáticamente en el último periodo de nómina del mes, una vez Dataico consolida toda la información de pagos y puede comparar lo causado frente a lo que legalmente debió aplicarse.
¿Cómo se refleja en contabilidad?
Durante el mes, cada pago genera su propio comprobante contable de nómina. Para no alterar la trazabilidad contable ni reabrir nóminas anteriores, el ajuste se registra en un comprobante tipo AJUS, donde se consolidan las correcciones necesarias.
Esto garantiza transparencia en el registro de los asientos.
Variables que calcula Dataico
Durante el proceso de ajuste, se calculan automáticamente las siguientes variables para cada concepto sujeto a ajuste:
| Variable | Definición |
|---|---|
| Base consolidada | Suma total de los pagos hechos en el mes, usada para determinar el cálculo final. |
| Porcentaje consolidado | Porcentaje que aplica con base en la base consolidada. |
| Valor consolidado | Resultado de multiplicar la base consolidada por el porcentaje correspondiente. Representa el valor final correcto. |
| Valor acumulado | Suma de los valores causados en cada periodo durante el mes. |
| Valor del ajuste | Diferencia entre el valor consolidado y el acumulado. Puede ser negativo (devolución) o positivo (valor por completar). |
Ejemplo: ajuste en fondos solidarios
Escenario:
María tiene un salario mensual de $6.000.000 y recibe pagos quincenales.
En el mes de referencia, ocurre lo siguiente:
Primera quincena:
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Pago: $3.000.000
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Aplican:
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Fondo de solidaridad pensional (0.5%): $15.000
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Fondo de subsistencia (0.5%): $15.000
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Total descontado: $30.000
Segunda quincena:
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María trabaja solo 5 días → recibe $1.000.000
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No se aplican descuentos por estar bajo el umbral
Consolidado mensual y ajuste:
| Variable | Valor |
|---|---|
| Base consolidada | $4.000.000 |
| Porcentaje consolidado | 0% (por estar bajo el tope legal) |
| Valor consolidado | $0 |
| Valor acumulado | $30.000 |
| Valor del ajuste | –$30.000 |
👉 Resultado: Se genera un ajuste negativo de $30.000, registrado en un comprobante AJUS. El sistema revierte automáticamente los descuentos no aplicables según la base real del mes.
Resultado en el sistema
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El ajuste se aplica solo en la última nómina del mes.
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Se registra de forma separada como un comprobante contable tipo AJUS.
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No altera los comprobantes anteriores.
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Garantiza que todos los cálculos mensuales cumplan con la normativa y reflejen la realidad del ingreso base.
Ajustes realizados:
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Se generalizó la explicación de ajustes sin centrarla en fondos específicos.
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Se mantuvieron los ejemplos con fondos como caso ilustrativo.
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Se revisó el lenguaje para alinearlo al tono claro, profesional y empático de Dataico.