Esta nueva funcionalidad permite traer automáticamente las Facturas Electrónicas de compra —es decir, las que emiten tus proveedores y que han sido validadas por la DIAN— sin necesidad de gestionarlas una por una.
¿Qué ventajas ofrece?
- Elimina procesos manuales como ingresar al portal de la DIAN, descargar XML, validar y cargar a Dataico cada factura de forma individual.
- Minimiza errores y evita duplicados: La automatización reduce las omisiones o registros erróneos que afectan la contabilidad.
- Mayor control y confianza: Las facturas validadas por la DIAN se registran de forma precisa, mejorando la calidad de los datos.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar las compras?
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Traer las facturas de manera frecuente, idealmente una vez por semana, ayuda a mantener la información actualizada y evita acumulaciones.
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Aprovechar la integración automática con módulos como Eventos de Recepción, Cartera y Contabilidad permite optimizar el flujo de trabajo.
¿Cómo traer las facturas de compra desde la DIAN?
Solo se deben seguir tres pasos:
- Paso 1: Seleccionar el período
Se debe elegir un rango de fechas (máximo 7 días). Los días ya gestionados aparecerán en gris y no podrán seleccionarse.
- Paso 2: Generar y enviar el token de acceso
Desde el portal de la DIAN, genera el token de acceso y reenvíalo al correo bot-resolucion@dataico-recepcion.com.
Con esta autorización, Dataico se conecta a la DIAN y trae las facturas electrónicas correspondientes.
Importante: Recuerda que el token es válido solo por 60 minutos; después de ese tiempo, dejará de funcionar y será necesario repetir el proceso para obtener uno nuevo. - Paso 3: Confirmar los documentos
En este paso se resumen los resultados del proceso antes de crear los documentos:- Compras encontradas: Se indica cuántas facturas se detectaron y cuántas ya estaban en Dataico.
- Eventos de recepción: Es posible activar automáticamente el evento de acuse de recibo para las compras a crédito.
- Documentos a crear: Se muestra un estimado de documentos que se generarán, según los módulos activos.
En este paso se muestra un resumen:
Importante: El número de documentos es un valor aproximado y puede variar según los módulos activos y si las compras son al contado o a crédito. Las compras a crédito generan más documentos, como cuentas por pagar y eventos de recepción.
- Compras encontradas: Se indica cuántas facturas se detectaron y cuántas ya estaban en Dataico.
¡Así de fácil! Con estos pasos tendrás tus facturas de compra cargadas y listas para usar.
Para mayor detalle: Consulta nuestro tutorial completo ¿Cómo traer las facturas de compra desde la DIAN a Dataico? con instrucciones visuales paso a paso.
¿Cómo completar un proceso pendiente?
Si el proceso de traer facturas desde la DIAN se quedó incompleto (por ejemplo, no se confirmó la creación de los documentos), existen dos formas de retomarlo:
1. A través de Compras > Base:-
- Aparecerá una tarjeta informativa indicando que hay facturas de compra pendientes. Haz clic en el botón "Confirmar facturas de compra".
- Al hacer clic, se accede a un dashboard donde se listan las fechas con procesos incompletos. Allí es posible seleccionar los períodos y finalizar la confirmación de documentos.
- Aparecerá una tarjeta informativa indicando que hay facturas de compra pendientes. Haz clic en el botón "Confirmar facturas de compra".
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- Al ingresar nuevamente al proceso para traer facturas desde la DIAN, en el texto descriptivo aparece un enlace que lleva al dashboard de historial.
- Al ingresar nuevamente al proceso para traer facturas desde la DIAN, en el texto descriptivo aparece un enlace que lleva al dashboard de historial.
Nota: Las auditorías pendientes por aceptar no serán eliminadas, pero sí bloquearán los días en el calendario, ya que para estas fechas no necesitarás de nuevo crear un token de la DIAN, solo aceptar la carga de los documentos a Dataico.