En el siguiente artículo encontrarás toda la información acerca de POS electrónico, lo que esto conlleva y algunas especificaciones. Además, podrás conocer el manejo que se dará a este dentro de Dataico.
Documento electrónico POS y documento equivalente.
En el Anexo 1.0 se muestra la descripción del documento equivalente electrónico para máquina registradora POS, la cual se podrá expedir sin distinción de la cuantía de las operaciones que realices. Con el objetivo de que se puedan formalizar las transacciones generadas haciendo uso de los distintos instrumentos electrónicos.
¿Quiénes pueden generar el POS electrónico?
De acuerdo al artículo 17 de la resolución 000165 de 2023 los sujetos que podrán expedir documento equivalente son sujetos que podrán generar y transmitir para validación el documento equivalente electrónico quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes.
¿Qué beneficios te trae hacer POS con Dataico?
Los grandes beneficios que tienes al hacer tu POS en tu software Dataico te dan la tranquilidad de saber que estás haciendo tu proceso acorde a lo que indica la norma porque:
- Con las facturas POS que generas con Dataico puedes soportar tus operaciones de ventas para el respectivo soporte de impuestos descontables de impuestos, siempre que estén los datos correctos del adquirente.
- Puedes tener control de los productos que se aumentan o descuentan dentro del inventario.
- De acuerdo al comunicado de prensa 009 de la Dian, el POS electrónico no tendrá valor limitación de valor en el monto mínimo establecido porque no se aplica el límite de 5 UVT para generarlo.
¿Qué cambios nos trae el anexo 1.0?
El anexo 1.0 trae consigo algunos cambios que aportarán a la estandarización de los documentos equivalentes electrónicos, entre las más importantes podemos encontrar.
- La factura POS se convierte en un documento equivalente electrónico y no es necesario cumplir con los 5 UVT para reportarlo a la Dian.
- El identificador de la factura POS será el CUDE.
- Debes tener habilitada tu numeración de documentos electrónicos equivalentes, esto haría que la anterior numeración (que no es electrónica) generada antes del 1 de mayo de 2024, ya no sea válida.
- El documento POS se vuelve deducible de impuestos.
- Nuevas reglas de validación en valores monetarios.
Calendario de implementación de POS electrónico.
Las fechas establecidas para el calendario de implementación del documento equivalente electrónico, de acuerdo al artículo 23 de la Resolución 165 de 2023 modificado por el anexo 1.0, se distribuyen en dos categorías:
¿Debo generar una nueva numeración para POS electrónico?
De acuerdo al título 6 de la resolución 000165 de 2023 para los nuevos documentos equivalentes electrónicos, se deberá solicitar una nueva numeración electrónica, esto después del 1 de mayo de 2024, con el fin de que esta numeración POS sea la autorizada por la Dian.
Hay varios escenarios que debes tener en cuenta para realizar el cambio a una nueva autorización:
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La nueva numeración necesaria para el documento POS electrónico, puede tener el mismo prefijo que la numeración anterior.
Por ejemplo: Si tu empresa utilizaba el prefijo DAT para los documentos POS antes de la implementación electrónica, la nueva numeración puede seguir utilizando el prefijo DAT.
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Si el prefijo para la nueva numeración es igual al que se utilizaba anteriormente, debes asegurarte de que el rango de numeración comience con el consecutivo que seguía al último utilizado.
Por ejemplo: Si el último consecutivo en la numeración anterior fue 201, la nueva numeración con mecanismo electrónico deberá comenzar con el 202, en caso de que se decida utilizar el mismo prefijo.
Si deseas solicitar la resolución ante la DIAN, te invitamos a leer nuestro artículo INSTRUCTIVO RESOLUCIÓN 1876 - AUTORIZACIÓN.
Para vincular tu resolución de Documento POS en Dataico, puedes seguir los pasos de este artículo ¿Como asociar tu resolución POS electrónico en Dataico?
¿Qué es el CUDE?
Este es el Código Único de Documento Electrónico (CUDE) será el identificador para documentos electrónicos equivalentes y de acuerdo al artículo 14.1 del anexo 1.0 Estos datos se utilizan para hacer un registro electrónico de estas operaciones las cuales corresponden a los siguientes documentos:
- Documento equivalente electrónico.
- Nota de ajuste documento equivalente electrónico.
- Application Response.
El CUDE* se calcula según las reglas dadas en el anexo técnico para los casos donde se registran datos sobre operaciones comerciales.
¿Qué se debe tener en cuenta para que sea deducible?
De acuerdo a los literales b, d, e y g del artículo 617 del Estatuto Tributario, para que un documento equivalente sea deducible, es importante que cuente con varios requisitos,
- Que sea electrónico.
- Nombres y apellidos o razón social y nit del vendedor o quien presta el servicio.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta.
- Fecha de expedición
- Valor total de la operación.
Dentro de los documentos equivalentes electrónicos que generas en Dataico cuentas con todos los elementos para generarlo.
¿Cómo hacer tu POS electrónico en Dataico?.
Actualmente, en Dataico se desplegará todo el esquema de POS electrónico para la semana del 01 de junio, a lo cual se verán los cambios reflejados en ese momento en específico junto con la ampliación documental del funcionamiento del POS electrónico. Actualmente, la recomendación puntual es:
Independientemente de la no realización específica de POS electrónica, es de vital importancia detener la generación de POS tipo papel y realizar toda generación de manera electrónica.
Para generar la facturación electrónica en Dataico es necesario realizar los siguientes pasos:
- Obtener una resolución 1876 de facturación electrónica en la DIAN teniendo en cuenta los siguientes pasos detallados en el siguiente artículo. Haz clic aquí.
- Una vez obtenida la resolución procedes a realizar su cargue en tu cuenta Dataico de la siguiente manera expresada en el artículo. Haz clic aquí.
- Por último, si deseas modificar el tipo de representación gráfica a tipo POS por favor seguir las siguientes instrucciones. Haz clic aquí.
Nota recordatoria: Los anteriores pasos descritos es una alternativa válida de presentación de facturación electrónica a la DIAN, una vez el funcionamiento neto de POS electrónico en Dataico se encuentre en producción, la información correspondiente será actualizada en el presente artículo.