¿Cómo funciona la facturación de contingencia y cómo realizarla desde Dataico?

¿Qué es una factura de contingencia?

La factura de contingencia es un documento que se utiliza de forma temporal cuando no es posible emitir y enviar facturas electrónicas a la DIAN en tiempo real debido a fallas tecnológicas, como caída del sistema, problemas de conexión o indisponibilidad del software.

Este mecanismo permite continuar facturando sin detener las ventas. Una vez se soluciona el inconveniente, las facturas emitidas en contingencia deben enviarse electrónicamente a la DIAN.

Escenarios válidos para declarar contingencia

La normativa contempla dos situaciones específicas en las que es válido aplicar este mecanismo:

• Fallas en el sistema de la DIAN (Tipo 04): Ocurre cuando la plataforma de validación de la DIAN presenta caídas o intermitencias. En este escenario, es posible seguir emitiendo facturas desde Dataico de forma habitual; la plataforma entregará el documento al cliente y se encargará de transmitirlo a la DIAN automáticamente en cuanto su servicio se restablezca.
• Fallas del facturador o proveedor tecnológico (Tipo 03): Aplica cuando la empresa experimenta cortes prolongados de internet, fallas de infraestructura, o cuando el proveedor del software de facturación sufre un problema técnico severo. En estos casos, la empresa debe facturar temporalmente mediante una factura de talonario o de papel.

Normativa y proceso legal ante la DIAN (Contingencia Tipo 03)

De acuerdo con el anexo técnico de facturación electrónica de la DIAN, cuando ocurre un inconveniente tecnológico propio (Tipo 03), es obligatorio cumplir con el siguiente proceso:

1. Reportar el inicio de la contingencia: Envía un correo electrónico a contingencia.facturadorvp@dian.gov.co. Este paso es indispensable porque genera tu radicado de inicio ante la DIAN, el cual servirá como soporte legal del proceso.
   1. En el asunto debes incluir el NIT de la empresa (separado con un guion del dígito de verificación) y el nombre de la compañía. En el cuerpo del correo, agrega tus datos de contacto y adjunta la carta en formato PDF, firmada por el representante legal, donde se declare el inconveniente.

1. Facturar en papel: Emitir las facturas físicas y entregar la copia al cliente como soporte de la venta. Para hacer esto de forma legal, se debe contar con una resolución de numeración previamente autorizada por la DIAN bajo la modalidad "Factura de talonario o de papel".
2. Reportar el fin de la contingencia: Al resolverse el problema, enviar un nuevo correo a la misma dirección de la DIAN, adjuntando una carta en PDF que confirme la superación de la falla y la normalización del servicio.
3. Plazo de transmisión: A partir de la finalización de la contingencia, la empresa cuenta con un plazo máximo de 48 horas para transmitir electrónicamente la información a la DIAN.

Proceso para gestionar la contingencia en Dataico

Una vez superada la falla técnica y notificada la DIAN, sigue estos pasos para registrar la información en tu cuenta:

1. Envío de documentos: Para que nuestro equipo pueda ayudarte a activar el sistema y procesar la información, envíanos a través de los canales de soporte un único paquete con los siguientes soportes esenciales:

   1. El PDF de tu resolución de contingencia (talonario o papel).

   2. El número consecutivo exacto con el que inició la facturación física.
   3. El radicado de inicio ante la DIAN (copia o captura del correo enviado al comenzar la falla).
   4. El radicado de fin o reporte final enviado a la DIAN.
   5. Listado, fotos o copias de las facturas en papel que entregaste a tus clientes.

2. Configuración de la numeración: El equipo carga la resolución en tu cuenta de Dataico y la configura internamente como numeración de contingencia.

3. Transcripción de las facturas: Ingresa a la plataforma y transcribe manualmente los datos de las facturas entregadas a los clientes en papel. Durante este paso de transcripción, los documentos aún no se envían a la DIAN.

4. Habilitación para envío electrónico: Al finalizar la captura de datos, Dataico habilita las facturas y se asegura de que el archivo generado cumpla con el formato técnico requerido (Tipo 03).

5. Envío a la DIAN: Finalmente, confirma que la información es correcta y realiza el envío de las facturas a la DIAN para su validación electrónica oficial.

Consideraciones importantes

• La factura de contingencia no reemplaza la factura electrónica. Es un mecanismo temporal mientras se resuelve el inconveniente.

• La DIAN establece un plazo máximo (generalmente 48 horas) para realizar el envío electrónico una vez superada la contingencia.

• Cumplir este proceso evita sanciones y garantiza la validez tributaria de las facturas.